Quelles sont les durées légales de conservation de vos documents ?
Toute entreprise se doit de conserver les documents relatifs à l’exercice de son activité pendant une durée minimale fixée par la loi. Ces délais de conservation, durant lesquels des contrôles peuvent être menés par l’administration, varient selon la nature des documents.
Documents civils et commerciaux
Les contrats conclus dans le cadre d’une relation commerciale, les documents bancaires et les documents établis pour le transport de marchandises doivent être conservés pendant cinq ans.
Les déclarations en douane doivent être conservées pendant trois ans.
Les contrats conclus par voie électronique (à partir de 120 €) doivent être conservés dix ans à partir de la livraison ou de la prestation.
Quant aux contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers, ils convient de les conserver 30 ans.
Documents et pièces comptables
Les livres et les registres comptables, ainsi que les pièces justificatives (bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc.) doivent être conservés pendant dix ans.
Documents fiscaux
L’article L102B du Livre des procédures fiscales stipule que « les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de six ans […] ».
Ce délai de conservation concerne notamment :
- l’impôt sur le revenu
- l’impôt sur les sociétés
- les bénéfices industriels et commerciaux (BIC) et les bénéfices non commerciaux (BNC)
- les impôts directs locaux (par exemple : taxe foncière)
- la cotisation foncière des entreprises (CFE)
- la valeur ajoutée des entreprises (CVAE)
- la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), etc.
Documents sociaux (pour les sociétés commerciales)
Les statuts de la société doivent être conservés pendant cinq ans à partir de la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés (RCS).
Les documents relatifs au compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe…) doivent être conservés dix ans.
Pour ce qui est des feuilles de présence, des pouvoirs, des rapports du gérant ou du conseil d’administration et des rapports des commissaires aux comptes, les trois derniers exercices doivent être conservés.
Documents liés à la gestion du personnel
Les bulletins de paie, registres uniques du personnel, documents concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte et régimes de retraite, ou encore, les déclarations d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie doivent être conservés cinq ans.
Cette durée est portée à trois ans pour les documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires, et un an pour la comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation.
À savoir
Dans certains cas, ne pas conserver les documents de votre entreprise peut vous valoir des sanctions.
C’est notamment le cas pour la conservation des documents fiscaux. L’article 1734 du Code général des impôts précise qu’une amende de 10 000 € est « applicable en cas d’absence de tenue[des] documents[demandés par l’administration dans l’exercice de son droit de communication] ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits. »